Bürgerfreundliche Öffnungszeiten im Rathaus einführen

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Für Henstedt-Ulzburg ist der Vorschlag: 
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Um den Einwohnern von Henstedt-Ulzburg einen noch besseren Service bieten zu können, sollte das Rathaus am 1. und am 3. Samstag im Monat für die Bürger geöffnet haben, z.B. in der Zeit von 9 Uhr bis 12 Uhr.

Als Beispiel sei hier Bruchsal genannt (Bürgerbüro):
http://www.bruchsal.de/servlet/PB/menu/1358586/index.html

Es wäre denkbar, dies erst einmal als ein Pilotprojekt über ein halbes Jahr laufen zu lassen und dann die Resonanz der Bürger auswerten.

Stellungnahme der Verwaltung: 

Aktuelle Situation
Aktuell ist das Rathaus mit 24 Stunden in der Woche wie folgt geöffnet: Mo-Fr 08.00 - 12.00 Uhr und zusätzlich Do 14.00 - 18.00 Uhr, wobei die Vereinbarung individueller Termine an diesen Tagen außerhalb der v.g. Öffnungszeiten stets möglich ist.

Während der Öffnungszeiten steht die Gemeindeverwaltung den Bürger/innen mit allen Dienstleistungen mit einer/einem persönlichen Ansprechpartner/in zur Verfügung.

Zusätzlich zu den Öffnungszeiten sind die jeweiligen Fachbereiche/ Sachgebiete Mo-Mi 14.00 - 16.00 Uhr (Geschäftszeiten) erreichbar.

Empfehlungen/Erfahrungswerte der KGSt
Die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) gibt Empfehlungen über die Ausgestaltung von Bürgerdienstleistungen in Gemeinden bis zu 50.000 Einwohner/ innen. So ist nach kommunaler Erfahrung primär die erbrachte Dienstleistungsqualität (z.B. sachlich korrekte Erledigung, kurze Bearbeitungszeit, Freundlichkeit der Mitarbeiter/innen) für die Kundenzufriedenheit entscheidend. Ausgedehnte Öffnungsstunden sind weniger zufriedenheitsrelevant, als vielfach vermutet. Wohl aber ist eine bedarfsgerechte Terminierung der Öffnungszeiten im Tages-/Wochen-ablauf aus Kundensicht wichtig. Daher können die Öffnungszeiten von Kommune zu Kommune unterschiedlich sein, da sie von kommunalen Rahmenbedingungen bzw. Ereignissen (Pendlerkommune, Öffnungszeiten des örtlichen Einzelhandels, Wochenmarkt u.ä.) beeinflusst werden.
 
Längere Öffnungszeiten führen nicht zu einer Steigerung der Besucherbedarfe und damit der Fallzahlen. Allerdings stellen die Fallzahlen und deren Bearbeitungszeiten eine wesentliche Bemessungsgröße für die Anzahl der wöchentlichen Öffnungsstunden dar. Zu berücksichtigen ist der bestehende Bedarf an Backoffice-Arbeitszeit, denn während der Schließzeiten können die Mitarbeiter sich gänzlich der (Weiter-)Bearbeitung von z.B. Bürgeranliegen widmen. Ausgedehnte Öffnungszeiten reduzieren den Zeitrahmen für die Backoffice-Arbeitszeit. Je nach Ausmaß einer Erweiterung von Öffnungszeiten kann dies zu steigendem Stellenbedarfen und damit zu Personalmehrkosten führen.
 
Gemäß KGSt sind Kriterien für „gute“ Öffnungszeiten:

Kriterium

In H-U erfüllt?

Bemerkungen

Einfache und einprägsame Öffnungszeiten.

+

 

Möglichst einheitliche Festlegung mit identischen Beginn- und Endzeiten sowie täglich gleich.

+

 

Stundentakte bzw. Halbstundentakte.

+

 

Keine Schließtage.

+

 

Ggf. Dienstleistungsabend/e (mindestens bis 17.30 Uhr) und/oder Frühöffnungstag/e vor 8.00 Uhr.

teil-
weise

Dienstleistungsabend ist der Donnerstagnachmittag von 14.00-18.00 Uhr.

Frühöffnungstage bestehen bisher nicht. Es ist jedoch stets möglich, auch außerhalb der Öffnungszeiten von Montag bis Freitag einen Termin zu vereinbaren, d.h. auch vor der Öffnungszeit. Mit dieser Regelung wurden bisher gute Erfahrungen gemacht.

Samstagsöffnung bei Bedarf.

-

Nur Trauungen im Standesamt.

Durchgehende Mittagsöffnung, z.B. bei Pendlerorten, Markttagen.

-

Der Wochenmarkt Ulzburg am Donnerstag endet 12.00 Uhr.

 

Henstedt-Ulzburg ist ein Pendlerort. Es ist jedoch stets möglich, auch außerhalb der Öffnungszeiten von Montag bis Freitag einen Termin zu vereinbaren, d.h. auch während der Mittagsstunden. Mit dieser Regelung wurden bisher gute Erfahrungen gemacht.

Eine Umfrage hat ergeben, dass im Vergleich mit ähnlich großen Kommunen in Schleswig-Holstein die Gesamtöffnungszeit der Gemeindeverwaltung mit 24 Stunden je /Woche überdurchschnittlich ist. So haben die 20 angefragten Kommunen eine durchschnittliche Gesamt-öffnungszeit von 23 Stunden je Woche.
 
Die Mehrzahl der KGSt-Kriterien für „gute“ Öffnungszeiten werden erfüllt. Neben einfachen und einprägsamen Öffnungszeiten, deren Beginn- und Endzeiten täglich an den Vormittagen gleich sind, hat die Gemeindeverwaltung nicht wie andere Kommunen einen geschlossenen Tag, meist mittwochs.
 
Unter Berücksichtigung der überdurchschnittlichen Gesamtöffnungszeit, den erfüllten KGSt-Kriterien und unter Abwägung eines zu erwartenden Stellenmehrbedarfes sowie damit einhergehender Personalmehrkosten komme ich zu dem Ergebnis, die bisherigen Öffnungszeiten der Gemeindeverwaltung Henstedt-Ulzburg beizubehalten.
Kundenbefragung zur Einrichtung eines Bürgerbüros
Der Großteil des Publikumsverkehrs der Gemeindeverwaltung (gem. KGSt bis zu 80 %) findet im Bereich des Einwohnermeldeamtes (EMA) statt.
 
Bisher ist das EMA in 5 Büros (3 Büros Frontoffice + 2 Büros Backoffice) im Erdgeschoss des Rathauses untergebracht. Die Verwaltung prüft derzeit die Zusammenlegung der kleinteiligen Büros im EMA-Bereich zu einem Großraumbüro als Bürgerbüro. Bei der Prüfung wird eine mögliche Bündelung der Tätigkeiten des Einwohnermeldewesens mit weiteren publikumsintensiven Aufgaben aus anderen Verwaltungsbereichen berücksichtigt. Ebenso wird die Einführung erweiterter Öffnungszeiten in dem einzurichtenden Bürgerbüro geprüft.
 
Im Falle der Einrichtung eines Bürgerbüros sind die einmaligen Kosten für den Umbau sowie die laufenden Personal- und Betriebsmehrkosten zu berücksichtigen.
 
Die Verwaltung wird die Bürger/innen in Kürze mittels einer Kundenbefragung durch Fragebögen und auf der Gemeinde-Homepage am Entscheidungsprozess zur möglichen Einrichtung eines Bürgerbüros beteiligen. Dies wird durch Aushang und Mitteilungen in der Presse begleitet.
 
Nach Vorlage des Umfrageergebnisses wird die Verwaltung den Hauptausschuss über die weiteren Maßnahmen unterrichten.
 
Beschlussvorschlag:
Der Hauptausschuss nimmt die Prüfung der Öffnungszeiten durch die Verwaltung zum Bürgerhaushalt 2014 - Vorschlag Nr. 476 sowie die vorgesehenen Prüfungsmaßnahmen zur Einrichtung eines Bürgerbüros zur Kenntnis.

(VO/2014/0245)
http://www.henstedt-ulzburg.sitzung-online.de/bi/vo020.asp?VOLFDNR=1911

Hauptausschuss (11.11.2014)

Beschluss: Der Hauptausschuss nimmt die Prüfung der Öffnungszeiten durch die Verwaltung zum Bürgerhaushalt 2014 - Vorschlag Nr. 476 sowie die vorgesehenen Prüfungsmaßnahmen zur Einrichtung eines Bürgerbüros zur Kenntnis.

Beschlussfassung: einstimmig

http://www.henstedt-ulzburg.sitzung-online.de/bi/to020.asp?TOLFDNR=9084

Status: 
wird geprüft